DSGVO & EU AI Act für Handwerksbetriebe: Was du 2026 wirklich umsetzen musst

Warum dich der EU AI Act betrifft – auch wenn du „nur" ein Elektrobetrieb bist

Seit August 2024 ist der **EU AI Act** in Kraft, ab August 2026 werden die wichtigsten Pflichten verbindlich. Sobald du **KI-Tools** einsetzt – etwa eine Telefon-KI für die Auftragsannahme, automatische Foto-Beschriftung oder einen Chat-Assistenten im ERP – fällst du in den Anwendungsbereich. Zusätzlich gelten weiterhin **DSGVO** und österreichisches **DSG**.

Die 5 Pflichten, die du als Handwerksbetrieb erfüllen musst

### 1. Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO Eine Tabelle mit allen Datenkategorien, Zwecken, Empfängern und Löschfristen. Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter. Vorlage bei der WKÖ kostenlos.

### 2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit jedem Software-Anbieter Egal ob ERP, Cloud-Speicher oder Telefon-KI – Art. 28 DSGVO verlangt einen AVV. Ohne AVV haftest **du** persönlich.

### 3. Transparente KI-Kennzeichnung (EU AI Act, Art. 50) KI-generierte Inhalte (z. B. automatisch erstellte Service­berichte, Telefon-KI-Antworten) müssen für Empfänger erkennbar sein. Ein kleiner Hinweis im Footer reicht in der Praxis.

### 4. Mensch-in-der-Schleife bei wichtigen Entscheidungen Der EU AI Act verbietet **automatisierte** Entscheidungen ohne menschliche Kontrolle bei Personal, Bonität oder Sicherheits­risiken. Du darfst KI also für Entwürfe nutzen – die Freigabe muss aber ein Mensch machen.

### 5. Mitarbeiter-Schulung („AI Literacy") Ab Februar 2025 verpflichtend: Wer KI-Tools nutzt, muss grundlegend verstehen, wie sie funktionieren und welche Risiken bestehen. Eine 60-minütige interne Schulung reicht in den meisten Fällen.

Schnell-Check: Bist du heute compliant?

• [ ] Verarbeitungsverzeichnis vorhanden und aktuell?
• [ ] AVV mit allen Software-Anbietern unterschrieben?
• [ ] Datenschutzerklärung auf der Website aktuell (inkl. KI-Tools)?
• [ ] KI-generierte Inhalte gekennzeichnet?
• [ ] Mitarbeiter geschult und Nachweis dokumentiert?
• [ ] Daten werden in der EU/Österreich verarbeitet?

Was passiert bei einem Verstoß?

• **DSGVO**: bis zu **20 Mio €** oder 4 % des Jahresumsatzes.
• **EU AI Act**: bis zu **35 Mio €** oder 7 % des Jahresumsatzes (bei verbotenen Praktiken).
• **Reputationsschaden**: Verlust von WKO- und öffentlichen Aufträgen, die Datenschutz vertraglich fordern.

So wählst du eine konforme Software aus

• Hosting nachweislich in der EU/Österreich (z. B. Amsterdam, Frankfurt, Wien).
• AVV liegt **vorab** zur Prüfung bereit (nicht erst nach Vertragsschluss).
• KI-Funktionen sind klar als solche gekennzeichnet, mit Quellen-Verweis.
• Daten werden **nicht** zum Training fremder Modelle verwendet.
• Export- und Löschfunktion mit einem Klick.

Fazit

DSGVO und EU AI Act sind kein Bürokratie-Monster, wenn du auf Anbieter setzt, die das Thema bereits eingebaut haben. Wähle Software, die in Österreich entwickelt und gehostet wird, AVV mitliefert und KI nur als Assistenz mit menschlicher Kontrolle einsetzt – dann bleibst du auf der sicheren Seite und kannst dich aufs Handwerk konzentrieren.