E-Rechnung im Elektrobetrieb: Wer ab 2027 versenden muss – und wie du dich jetzt vorbereitest

Seit Januar 2025 muss jeder Elektrobetrieb in Deutschland E-Rechnungen **empfangen** können. Der eigentliche Umbruch kommt aber erst jetzt: Ab dem **1. Januar 2027** greift die Versandpflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem **1. Januar 2028** für alle anderen.

Die Timeline auf einen Blick

| Stichtag | Was gilt | |----------|----------| | Seit 1.1.2025 | **Empfangspflicht** für alle Betriebe im B2B | | Bis 31.12.2026 | Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen erlaubt | | Ab 1.1.2027 | **Versandpflicht** bei Vorjahresumsatz > 800.000 € | | Ab 1.1.2028 | **Versandpflicht für alle** Betriebe im B2B |

Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den **Gesamtumsatz** – nicht nur B2B.

Was zählt als E-Rechnung

Strukturierter Datensatz nach EN 16931: - **XRechnung** – reines XML, Standard bei öffentlichen Auftraggebern - **ZUGFeRD** – Hybrid: PDF + eingebettete XML-Daten

PDF per E-Mail ist **keine** E-Rechnung. Bei ZUGFeRD gilt im Konflikt der XML-Teil.

Ausnahmen

Warum nicht bis Dezember 2027 warten

1. Auftraggeber verlangen es schon jetzt 2. Archivierungspflicht seit 2025: 10 Jahre XML, GoBD-konform 3. Abschlags-/Schlussrechnungen (VOB) sauber im E-Format nötig

Umstellung in 4 Schritten

1. Ist-Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse 2. Software wählen: erstellen + empfangen + archivieren 3. Prozesse mit Testrechnungen validieren 4. Team schulen, Freigabe-Workflow definieren

E-Rechnung in spannwerk

XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Auftrag – inkl. Abschlags- und Schlussrechnungen. Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und GoBD-konform archiviert.

FAQ

**Muss ich Privatkunden E-Rechnungen schicken?** Nein, nur B2B/B2G.

**Reicht ein PDF per E-Mail?** Nein – XML nach EN 16931 nötig.

**Wie berechnet sich die 800.000-€-Grenze?** Gesamtumsatz Vorjahr inkl. B2C.

**Aufbewahrungspflicht?** 10 Jahre, digital, unveränderbar, XML.

**Konsequenz ohne E-Rechnung ab 2028?** Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet.

[Vergleich spannwerk vs. PDS](/vergleich/spannwerk-vs-pds) · [Alternative zu Streit V.1](/alternative-zu-streit-v1) · [Elektrohandwerk-Hub](/elektrohandwerk)

*Quellen: BMF-Schreiben 15.10.2024 und 15.10.2025, ZDH-Umfrage 2026. Stand: Juli 2026, ohne Gewähr.*